DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Einleitung und Überblick

Wir haben diese Datenschutzerklärung (Fassung 07.11.2023-322666323) verfasst, um Ihnen gemäß der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 und anwendbaren nationalen Gesetzen zu erklären, welche personenbezogenen Daten (kurz Daten) wir als Verantwortliche – und die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter (z. B. Provider) – verarbeiten, zukünftig verarbeiten werden und welche rechtmäßigen Möglichkeiten Sie haben. Die verwendeten Begriffe sind geschlechtsneutral zu verstehen.
Kurz gesagt: Wir informieren Sie umfassend über Daten, die wir über Sie verarbeiten.

Datenschutzerklärungen klingen für gewöhnlich sehr technisch und verwenden juristische Fachbegriffe. Diese Datenschutzerklärung soll Ihnen hingegen die wichtigsten Dinge so einfach und transparent wie möglich beschreiben. Soweit es der Transparenz förderlich ist, werden technische Begriffe leserfreundlich erklärt, Links zu weiterführenden Informationen geboten und Grafiken zum Einsatz gebracht. Wir informieren damit in klarer und einfacher Sprache, dass wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeiten nur dann personenbezogene Daten verarbeiten, wenn eine entsprechende gesetzliche Grundlage gegeben ist. Das ist sicher nicht möglich, wenn man möglichst knappe, unklare und juristisch-technische Erklärungen abgibt, so wie sie im Internet oft Standard sind, wenn es um Datenschutz geht. Ich hoffe, Sie finden die folgenden Erläuterungen interessant und informativ und vielleicht ist die eine oder andere Information dabei, die Sie noch nicht kannten.
Wenn trotzdem Fragen bleiben, möchten wir Sie bitten, sich an die unten bzw. im Impressum genannte verantwortliche Stelle zu wenden, den vorhandenen Links zu folgen und sich weitere Informationen auf Drittseiten anzusehen. Unsere Kontaktdaten finden Sie selbstverständlich auch im Impressum.

Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle von uns im Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten und für alle personenbezogenen Daten, die von uns beauftragte Firmen (Auftragsverarbeiter) verarbeiten. Mit personenbezogenen Daten meinen wir Informationen im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO wie zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse und postalische Anschrift einer Person. Die Verarbeitung personenbezogener Daten sorgt dafür, dass wir unsere Dienstleistungen und Produkte anbieten und abrechnen können, sei es online oder offline. Der Anwendungsbereich dieser Datenschutzerklärung umfasst:

• alle Onlineauftritte (Websites, Onlineshops), die wir betreiben
• Social Media Auftritte und E-Mail-Kommunikation

Kurz gesagt: Die Datenschutzerklärung gilt für alle Bereiche, in denen personenbezogene Daten im Unternehmen über die genannten Kanäle strukturiert verarbeitet werden. Sollten wir außerhalb dieser Kanäle mit Ihnen in Rechtsbeziehungen eintreten, werden wir Sie gegebenenfalls gesondert informieren.

Bewerbungsdaten Zusammenfassung
👥 Betroffene: Nutzer, die sich bei uns für eine Arbeitsstelle bewerben
🤝 Zweck: Abwicklung eines Bewerbungsverfahrens
📓 Verarbeitete Daten: Name, Adresse, Kontaktdaten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Qualifikationsnachweise (Zeugnisse), evtl. Daten besonderer Kategorien.
📅 Speicherdauer: bei erfolgreicher Bewerbung bis zum Ende des Dienstverhältnisses. Anderenfalls werden die Daten nach dem Bewerbungsverfahren gelöscht oder mit Ihrer Einwilligung für einen gewissen Zeitraum gespeichert.
⚖️ Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 9 Abs. 2 lit. a. DSGVO (Verarbeitung besonderer Kategorien)

Was sind Bewerbungsdaten?

Sie können sich bei uns per E-Mail, Online-Formular oder über ein Recruiting-Tool für eine Arbeitsstelle in unserem Unternehmen bewerben. Alle Daten, die wir im Rahmen einer Bewerbung von Ihnen erhalten und verarbeiten, zählen zu den Bewerbungsdaten. Dabei geben Sie immer auch personenbezogene Daten wie etwa Namen, Geburtsdatum, Adresse und Telefonnummer preis.

Warum verarbeiten wir Bewerbungsdaten?

Wir verarbeiten Ihre Daten, damit wir ein ordentliches Auswahlverfahren in Bezug auf die ausgeschriebene Stelle betreiben können. Zusätzlich halten wir auch gerne Ihre Bewerbungsunterlagen in unserem Bewerbungsarchiv. Denn oft kommt es vor, dass für die ausgeschriebene Stellen eine Zusammenarbeit aus den unterschiedlichsten Gründen nicht klappt, wir aber von Ihnen und Ihrer Bewerbung beeindruckt sind und uns eine zukünftige Zusammenarbeit sehr gut vorstellen können. Sofern Sie uns dafür Ihre Einwilligung geben, archivieren wir Ihre Unterlagen, damit wir Sie für zukünftige Aufgaben in unserem Unternehmen leicht kontaktieren können.

Wir garantieren Ihnen, dass wir besonders behutsam mit Ihren Daten umgehen und immer nur innerhalb des rechtlichen Rahmens Ihre Daten verarbeiten. Auch innerhalb unseres Unternehmens werden Ihre Daten nur an Personen weitergeleitet, die unmittelbar mit Ihrer Bewerbung zu tun haben. Kurz gesagt: Ihre Daten sind bei uns sicher aufgehoben!

Welche Daten werden verarbeitet?

Wenn Sie sich zum Beispiel bei uns per E-Mail bewerben, erhalten wir natürlich, wie oben erwähnt, auch personenbezogene Daten. Selbst die E-Mail-Adresse zählt schon zu den personenbezogenen Daten. Verarbeitet werden im Zuge eines Bewerbungsverfahrens allerdings nur jene Daten, die für unsere Entscheidung, ob wir Sie in unserem Team begrüßen wollen oder nicht, relevant sind.

Welche Daten genau verarbeitet werden, hängt in erster Linie von der Stellenausschreibung ab. Meistens handelt es sich aber um Namen, Geburtsdatum, Kontaktdaten und Qualifikationsnachweise. Wenn Sie die Bewerbung über ein Online-Formular einreichen, werden die Daten verschlüsselt an uns weitergegeben. Schicken Sie uns die Bewerbung per E-Mail, findet diese Verschlüsselung nicht statt. Für den Weg der Übertragung können wir somit keine Verantwortung übernehmen. Sobald die Daten aber auf unseren Servern sind, sind wir für die rechtmäßige Handhabung Ihrer Daten verantwortlich.

Während eines Bewerbungsvorgangs können neben den oben genannten Daten auch Informationen zu Ihrer Gesundheit oder Ihrer ethnischen Herkunft angefragt werden, damit wir und Sie die Rechte in Bezug auf Arbeitsrecht, sozialer Sicherheit und Sozialschutz ausüben können und gleichzeitig den dazu entsprechenden Pflichten nachkommen können. Bei diesen Daten handelt es sich um Daten besonderer Kategorien.

Hier eine Liste möglicher Daten, die wir von Ihnen erhalten und verarbeiten:

• Name
• Kontaktadresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Geburtsdatum
• Informationen, die aus Anschreiben und Lebenslauf hervorgehen
• Qualifikationsnachweise (z. B.) Zeugnisse
• Daten besonderer Kategorien (z. B. ethnische Herkunft, Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen)

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wenn wir Sie als Teammitglied in unserem Unternehmen aufnehmen, werden Ihre Daten für den Zweck des Arbeitsverhältnisses weiterverarbeitet und mindestens bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei uns aufbewahrt. Alle Bewerbungsunterlagen kommen dann in Ihre Mitarbeiterakte.

Bieten wir Ihnen die Arbeitsstelle nicht an, lehnen Sie unser Angebot ab oder ziehen Ihre Bewerbung zurück, können wir aufgrund des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Ihre Daten bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahren. Danach werden sowohl Ihre elektronischen Daten als auch alle Daten aus physischen Bewerbungsunterlagen vollständig gelöscht bzw. vernichtet. Wir behalten uns Ihre Daten etwa, damit wir noch etwaige Nachfragen beantworten können oder, damit wir im Falle eines Rechtsstreits Nachweise über die Bewerbung vorlegen können. Falls sich ein Rechtsstreit anbahnt und wir eventuell die Daten nach Ablauf der 6 Monate immer noch benötigen, werden wir die Daten erst dann löschen, wenn es keinen Grund mehr zur Aufbewahrung gibt. Sofern es gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen gibt, müssen wir die Daten grundsätzlich länger als 6 Monate speichern.

Weiters können wir Ihre Daten auch länger aufbewahren, wenn Sie dafür eine spezielle Einwilligung erteilt haben. Das machen wir zum Beispiel, wenn wir uns in Zukunft eine Zusammenarbeit mit Ihnen gut vorstellen können. Dann ist es hilfreich Ihre Daten archiviert zu haben, um Sie problemlos erreichen können. In diesem Fall kommen die Daten in unser Bewerberpool. Selbstverständlich können Sie Ihre Einwilligung zur längeren Aufbewahrung Ihrer Daten jederzeit widerrufen. Erfolgt kein Widerruf und geben Sie keine neue Einwilligung ab, werden Ihre Daten spätestens nach 2 Jahren gelöscht.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)  und Art. 9 Abs. 2 lit. a. DSGVO (Verarbeitung besonderer Kategorien).

Nehmen wir Sie in unser Bewerbertool auf, passiert dies auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir weisen Sie darauf hin, dass Ihre Zustimmung in unser Bewerbungspool freiwillig ist, keinen Einfluss auf den Bewerbungsprozess hat und Sie jederzeit die Möglichkeit haben, Ihre Einwilligung zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt davon unberührt.

Für den Fall des Schutzes lebenswichtiger Interessen erfolgt die Datenverarbeitung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. c. DSGVO. Für Zwecke der Gesundheitsversorgung, der Arbeitsmedizin, für die medizinische Diagnostik, für die Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich oder für die Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheits- oder Sozialbereich erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h. DSGVO. Wenn Sie freiwillig Daten der besonderen Kategorien mitteilen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a. DSGVO.

Kundendaten Zusammenfassung
👥 Betroffene: Kunden bzw. Geschäfts- und Vertragspartner
🤝 Zweck: Erbringung der vertraglich oder vorvertraglich vereinbarten Leistungen einschließlich zugehörige Kommunikation
📓 Verarbeitete Daten: Name, Adresse, Kontaktdaten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zahlungsinformationen (wie z. B. Rechnungen und Bankdaten), Vertragsdaten (wie z. B. Laufzeit und Gegenstand des Vertrags), IP-Adresse, Bestelldaten
📅 Speicherdauer: die Daten werden gelöscht, sobald sie zur Erbringung unserer geschäftlichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind und es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt.
⚖️ Rechtsgrundlagen: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Vertrag (Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO)

Was sind Kundendaten?

Damit wir unser Service bzw. unsere vertraglichen Leistungen anbieten können, verarbeiten wir auch Daten unserer Kunden und Geschäftspartner. Unter diesen Daten befinden sich immer auch personenbezogene Daten. Unter Kundendaten versteht man alle Informationen, die auf Basis einer vertraglichen oder vorvertraglichen Zusammenarbeit verarbeitet werden, um die angebotenen Leistungen erbringen zu können. Kundendaten sind also alle gesammelten Informationen, die wir über unsere Kunden erheben und verarbeiten.

Warum verarbeiten wir Kundendaten?

Es gibt viele Gründe, warum wir Kundendaten sammeln und verarbeiten. Der wichtigste ist, dass wir zur Bereitstellung unserer Services einfach verschiedene Daten benötigen. Manchmal reicht hier schon Ihre E-Mail-Adresse, doch wenn Sie etwa ein Produkt oder eine Dienstleistung erwerben, benötigen wir auch Daten wie beispielsweise Name, Adresse, Bankdaten oder Vertragsdaten. Wir nutzen die Daten in weiterer Folge auch für Marketing- und Vertriebsoptimierungen, damit wir insgesamt unser Service für unsere Kunden verbessern können. Ein weiterer wichtiger Punkt ist auch unser Kundenservice, der uns stets sehr am Herzen liegt. Wir wollen, dass Sie mit Frage zu unseren Angeboten jederzeit zu uns kommen können und dafür brauchen wir zumindest Ihre E-Mail-Adresse.

Welche Daten werden verarbeitet?

Welche Daten genau gespeichert werden, kann an dieser Stelle nur anhand Kategorien wiedergegeben werden. Dies hängt nämlich stets davon ab, welche Leistungen Sie von uns beziehen. In manchen Fällen geben Sie uns lediglich Ihre E-Mail-Adresse, damit wir beispielsweise mit Ihnen in Kontakt treten können oder wir Ihre Fragen beantworten können. In anderen Fällen erwerben Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung bei uns und dafür benötigen wir deutlich mehr Informationen, wie etwa Ihre Kontaktdaten, Zahlungsdaten und Vertragsdaten.

Hier eine Liste möglicher Daten, die wir von Ihnen erhalten und verarbeiten:

• Name
• Kontaktadresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Geburtsdatum
• Zahlungsdaten (Rechnungen, Bankdaten, Zahlungshistorie etc.)
• Vertragsdaten ( Laufzeit, Inhalt)
• Nutzungsdaten (besuchte Websites, Zugriffsdaten ect.)
• Metadaten (IP-Adresse, Geräte-Informationen)

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Sobald wir die Kundendaten zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten und unserer Zwecke nicht mehr benötigen und die Daten auch nicht für mögliche Gewährleistungs- und Haftungspflichten nötig sind, löschen wir die entsprechenden Kundendaten. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein geschäftlicher Vertrag endet. Danach beträgt die Verjährungsfrist in der Regel 3 Jahre, wobei längere Fristen im Einzelfall möglich sind. Wir halten uns natürlich auch an die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Ihre Kundendaten werden ganz sicher nicht an Dritte weitergegeben, wenn Sie dazu nicht explizit eine Einwilligung erteilt haben.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)  und in speziellen Fällen (z. B. bei medizinischen Leistungen) Art. 9 Abs. 2 lit. a. DSGVO (Verarbeitung besonderer Kategorien).

Für den Fall des Schutzes lebenswichtiger Interessen erfolgt die Datenverarbeitung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. c. DSGVO. Für Zwecke der Gesundheitsversorgung, der Arbeitsmedizin, für die medizinische Diagnostik, für die Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich oder für die Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheits- oder Sozialbereich erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h. DSGVO. Wenn Sie freiwillig Daten der besonderen Kategorien mitteilen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a. DSGVO.

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Quelle: Erstellt mit dem Datenschutz Generator von AdSimple